Mais qu’est-ce qui a changé dans notre monde ces dernières années ? La qualité de vie au travail et à la maison semble se modifier. En fait, rien n’a changé si ce n’est le rythme des demandes et des changements qui nous sont demandés.
Comment explique -t-on ces rythmes effrénés et ces demandes incessantes ? Tout simplement en raison de l’amélioration exponentielle des technologies. La technologie floute aussi les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle. Elle augmente aussi les distractions.

Ces changements et demandes en nombre produisent de l’anxiété, de l’insécurité et une urgence à reprendre le contrôle des évènements. Et nous sommes contraints de repenser ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons de manière fréquente et… de plus en plus fréquente.

Ce rythme effréné combiné au biais de l’action (c’est-à-dire au fait que nous préférons agir que de ne rien faire) nous incite, à l’insu de notre plein gré, à tomber dans trois pièges.

Piège n°1 : tout d’abord, nous tombons souvent dans le piège de l’urgence au détriment de l’importance. Ce qui nous laisse peu de temps pour réfléchir ou nous développer. Une étude montre que plus de 50% des tâches des cadres dure moins de 9 minutes, ce qui laisse peu de place à la réflexion. Les employés moyens ont seulement un bloc de 30 minutes ou plus ininterrompues tous les deux jours. Ce n’est donc pas une surprise quand plus de 50% des travailleurs s’estiment dépassés une partie de leur temps de travail, ce qui conduit à des erreurs, de la colère et de la rancœur envers les autres employés.

Piège n°2 : nous tombons également dans le piège du multi-tâches : et les « multi-taskers » font partie des personnes les moins productives. Une étude révèle deux faits étonnants au sujet du multi-tâches :
– Cela fait chuter la productivité de près de 40%,
– Les « multitaskers » sont ceux qui ont le moins de succès dans ce qu’ils entreprennent.
Le multi-tâche n’est pas tant faire plusieurs choses en même temps que rapidement passer d’une chose à l’autre sans accomplir quoi que ce soit efficacement. Ce qui conduit à des erreurs et des choix de projets ou d’activités qui ne sont pas forcément les bons. On choisit les résultats court-termes ou détriment du long-terme.

Piège n°3 : une troisième erreur commune est de travailler à des objectifs qui ne sont pas les bons. Et c’est facile d’investir son temps et son énergie dans des activités qui ne sont pas importantes pour nous parce que nous aimons les récompenses qui y sont attachés et nous aimons aussi relever des défis. Être conscient de qui nous sommes vraiment et de l’objectif que nous poursuivons (individuellement ou collectivement) nous protège du piège des mauvais objectifs que nous regretterons plus tard. Réfléchir au pourquoi de ce qu’on fait nous permet de clairement définir notre objectif, d’avoir des critères de décision plus clairs, de mieux orienter les ressources, de rester motivé, de libérer l’esprit pour mieux se concentrer et aussi de multiplier les alternatives.

Les réunions (ou temps de travail collectif) n’échappent pas à ces pièges. Combien d’entre nous ne connaissent-ils pas les réunions urgentes aux objectifs et aux rôles imprécis ? Et qui permettent en outre d’occuper son temps et non pas de l’investir.

Et pourtant le nombre de réunions auxquelles les collaborateurs assistent à un impact direct sur leur bien-être au travail.

Il a été démontré que la baisse de productivité d’un collaborateur est directement corrélée à l’augmentation du nombre de réunions. Qui n’a pas vu fondre son temps de travail opérationnel et productif fondre au détriment d’une prolifération de réunions nombreuse et parfois sans objet ces deux dernières années ?

Même si les réunions drainent parfois notre énergie, nous en avons besoin pour collaborer, décider, trouver de nouvelles idées, apprendre des autres etc. Selon une étude, la satisfaction au travail d’un individu dépend à 15% de la qualité des réunions auxquelles ils participent, ce qui est considérable compte-tenu du nombre d’éléments entrant en compte dans la satisfaction personnelle au travail (rémunération, reconnaissance, développement de carrière, relations avec son patron etc).

Gérer le temps en équipe de la manière la plus efficace qui soit contribue donc à la qualité de vie au travail. Cela permet de développer une relation plus saine à son travail et à sa vie en général.

En moyenne, nous passons moins de 50 pourcent de notre journée de travail sur les tâches importantes et impactantes pour notre vie d’équipe, et notre propre vie professionnelle. Le reste du temps nous le passons à être interrompus, à des tâches non-essentielles, à des tâches administratives, emails et réunions. Ils serait tant d’augmenter le temps de travail consacré au travail important et impactant, vous ne pensez pas ?

En psychologie, il est énoncé qu’une bonne gestion de son temps est également une stratégie efficace de réduction de son niveau de stress. Cela permet de retrouver un certain niveau de contrôle sur les évènements et d’augmenter sa capacité de prévision des évènements pour s’y adapter plus sereinement.

Et si la gestion de votre temps d’équipe devenait un mode de vie d’équipe qui vous aide à rester maître des évènements et vous permette de rester détendu et concentré et de ne plus être à la merci des urgences, des non-priorités et d’être la victime du multi-tâches ?

Peut-être que remettre à plat vos temps collectifs à différents échelons vos permettrait de :

-Clarifier ce qui est important pour votre rôle rôle et votre vie afin de vous débarrasser ou de réduire le non important qui nous met une pression à réagir et faire ce qui n’a pas beaucoup de sens. Vous focaliserez alors votre attention sur ce qui a de l’impact. Même si parfois cela ne vous apporte pas forcément que joie et sérénité.

-Déléguer ce que vous pouvez dans les règles de l’art de la délégation.

-Apprendre à dire non à certaines choses ou en tout cas ne plus être si prompt à dire oui.

-Devenir un expert des réunions efficaces.

-Mieux gérer vos temps de réunion : comment gérez-vous vos réunions ? Sont-elles préparées ? Avec un ordre du jour clair ? Dans un temps imparti. Qu’attendez-vous de chacune de vos réunions en termes de résultats ou d’interactions ? Avez-vous déjà fait le point sur l’ensemble de vos réunions ? Devez-vous assister à toutes ? Pouvez-vous mettre en place des délégations ? On vous demande d’assister à une nouvelle réunion : comment choisissez-vous d’y être présent ou pas ? Vous forcer à aller à une réunion ne fait pas de vous un collaborateur plus valeureux. Assister à une réunion signifie donner de son temps pour collaborer, échanger des idées, résoudre des problèmes et décider. C’est un espace sacré. Ou la confiance se crée. Toutes vos réunions sont-elles nécessaires ? Sont-elles aussi productives ?

-Et en profiter pour remettre à plat les règles de fonctionnement des emails.
Cette fameuse boîte à emails ! Comment gérez-vous vos emails ? Combien de temps y consacrez-vous par jour ? Quelles règles personnelles et collectives avez-mis en place pour une gestion d’emails facilitée ? Comment gérez-vous les urgences emails ? Quelles sont les situations que vous ne gérez pas via emails ? Privilégiez-vous d’autres canaux de communication pour certains types de situations ?

Une bonne gestion des temps collectifs constitue un vecteur d’efficacité, de performance mais aussi de qualité de vie au travail indéniable pour autant que nous révisions nos pratiques régulièrement en fonction des changements de rôles, de cap, d’acteurs etc.
A vos agendas et nouvelles pratiques collectives !

Sources d’inspiration :
– S’organiser pour Réussir de David Allen. Editions Alisio.
– Joy At Work de Marie Kondo et Scott Sonenshein. Editions Bluebird books for Life.
– Votre santé au travail de Michel Cymes. Solar Editions.
– Nos propres expériences terrain !