Devenir Leader

Osez déléguer

Les challenges du leadership.

Osez Déléguer.

Si votre agenda professionnel semble déjà bien rempli, inutile de le charger davantage. Cela est contre-productif sur le long terme. Vous n’aurez plus la capacité de faire des tâches critiques de qualité et cela vous sera vite préjudiciable.

Votre énergie physique puis mentale puis émotionnelle se videra au fur et à mesure que vous accumulerez les responsabilités et les tâches. Telle une cocotte-minute, la pression interne montera inexorablement et puis….

La surcharge de travail doit s’analyser et peut être remédiée par plusieurs moyens possibles. En tant que Leader vous avez souvent à vos dispositions une équipe directe ou indirecte qui pourrait peut-être vous aider.

Après avoir analysé votre agenda sur les dernières semaines et mois, il convient d’être critique et de se focaliser à nouveau sur la valeur ajoutée que vous devez apporter dans votre rôle et fonction.

Beaucoup de Leaders vont être sollicités à outrance parfois perdant beaucoup de temps sur des tâches qui ne devraient pas être gérées à leur niveau.

La méthode Devenez Leader repose sur 5 phases :

L’analyse critique de l’agenda
La mise en avant des points clefs de valeur ajoutée du rôle
L’identification des activités courantes qui devraient être gérées autrement ou différemment.
L’application de la méthode ECRS
La délégation qui vient en dernier

Bien entendu, quand une activité est en plein essor, il est vivement conseillé de s’entourer d’autres compétences car chercher à tout faire soi-même peut conduire à un état de stress permanent. C’est le moment de faire confiance, former et oser déléguer. Même en osant déléguer, si vous n’avez juste pas assez de ressources pour faire toutes les tâches du département, vous devez aussi et avant tout régler ce premier équilibre.

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Regardons plus en détails la méthode Devenez Leader :

L’analyse critique d’agenda

Prenez le temps de passer en revue tous vos appels et rendez-vous des derniers 3 mois et catégorisez-les en éléments critiques, semi critiques et non critiques par rapport à la valeur ajoutée que vous pouvez y apporter. Par exemple un meeting juste pour avoir des infos mais pour ne participer à aucune décision n’est sans doute pas critique pour un senior manager ou directeur.

La définition de la valeur ajoutée de votre rôle

Recentrez-vous sur votre rôle et ce que vous êtes là pour faire dans l’organisation et surtout ne pas faire – chacun a un rôle et une place à prendre et les choses commencent à tourner plus mal lorsque vous vous mettez à faire des tâches qui ne devraient pas être faites par vous. Prenez du recul and concentrez vous sur l’essentiel à votre niveau – si besoin revoyez votre description de fonction et ne confondez pas vos responsabilités avec votre rôle. Ce n’est pas parce que vous êtes finalement responsable d’activités que c’est votre rôle de les faire vous-même.

L’identification des activités courantes qui devraient être gérées autrement ou différemment.

A partir de maintenant vous êtes capable de lister toutes les activités que vous menez ou bien sur lesquelles vous consommez du temps et qui ne sont pas véritablement au niveau de votre rôle. Certaines choses vont apparaitre naturellement et d’autres seront difficiles à admettre car vous ne verrez personne d’autre que vous capable de faire cette tâche pour le moment et pourtant elle devrait être faite par un ou une autre. Ou bien la tâche devrait au minimum vous prendre moins de temps.

L’application de la méthode ECRS

Avec les activités identifiées ci-dessus, vous avez 4 façons de les aborder :

Eliminer la tâche complètement
Combiner la tâche avec une autre pour gagner du temps (ex 2 réunions de 1 heure sur un sujet proche combinées en 1 réunion de 1 heure)
Réduire la tâche (par exemple en exigeant une meilleure préparation d’un meeting ou d’un projet on peut le faire plus rapidement)
Simplifier la tâche (par exemple lors d’un workshop ou votre valeur ajoutée n’est pas optimum avec des experts, se joindre à la conclusion seulement pour comprendre les résultats et décisions à prendre – et bien entendu optimiser son temps)

La délégation

Une fois qu’on a bien optimisé vos activités, c’est le moment de considérer ce que vous allez pouvoir déléguer. Inutile de déléguer des activités qui ne sont utiles à personne ou trop consommatrices de temps même pour un membre de votre équipe.

Déléguer n’a rien de dévalorisant. Au contraire ! C’est une opportunité de libérer son esprit, de se ressourcer, de gagner l’estime de son entourage et de mobiliser sa créativité. Mais c’est aussi un défi que l’on se lance en prenant un pari sur une personne, une tâche à accomplir, une situation… sachant que former peut aussi apparaître comme une expérience délicate à mener dans un moment où la mission peut être très importante pour votre propre carrière.

Il y a 2 règles simples à la délégation :

Bien former et aligner votre délégué sur le rôle de représentation – que peut-il décider ou pas ? quelle préparation doit-il avoir pour bien vous représenter ?
S’assurer d’un retour verbal ou écrit de l’activité (mais en 5 minutes au lieu de 2 heures ?) pour ajuster et recentrer la contribution

Une délégation n’est jamais passive – elle reste active mais vous aide à mieux utiliser votre temps.

Par ailleurs elle aide vos délégués à grandir et se frotter à des mondes différents et d’autres leaders de l’organisation. La bonne délégation est magnifique pour tous. Osez déléguer ?.

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Nous abordons cette problématique au travers de plusieurs types de solutions d’offres de service.

Nous proposons de solutionner ces problématiques au travers :

De la solution complète de développement de votre leadership où nous abordons ces problématiques de reconnaissance menant à la motivation des personnes,
Du coaching individuel où le participant travaille en individuel avec la guidance d’un coach sur cette problématique,
Du coaching d’équipe si ces comportements ou ces absences de comportements de reconnaissance relèvent d’une problématique d’équipe à l’aide d’un coach professionnel spécialisé dans le coaching de groupe,
D’un atelier spécifique thématique si cela s’y prête.

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